TƯ VẤN THÀNH LẬP CÔNG TY- DOANH NGHIỆP

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực doanh nghiệp và cung cấp dịch vụ tư vấn. Luật Hoàng Long xin tổng hợp và chia sẻ về cách thành lập công ty chi tiết nhất cho cá nhân, tổ chức có ý định hoạt động kinh doanh mà muốn có tư cách pháp nhân thông qua bài viết dưới đây.

1. Những điều cần lưu ý trước khi thành lập công ty

Để tiến hành thủ tục thành lập công ty điều đầu tiên bạn cần biết về khuôn khổ mà pháp luật cho phép hay nói cách khác là điều kiện cần phải đáp ứng được để thành lập công ty:

Lựa chọn loại hình hoạt động cho doanh nghiệp

Đây là 1 lưu ý vô cùng quan trọng vì nó sẽ quyết định loại hình hoạt động, kinh doanh của công ty sau khi bạn tiến hành thành lập. Về việc lựa chọn loại hình, Greenlaw xin giới thiệu để các bạn có cái nhìn khái quát như sau:

Theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp Việt Nam thì có 1 số các loại hình doanh nghiệp như: Doanh nghiệp tư nhân, Công ty TNHH 1 thành viên, TNHH 2 thành viên, công ty cổ phần, công ty hợp danh và ngoài ra thì theo luật hợp tác xã có thể có thêm hợp tác xã.

Tuy nhiên đối với các hoạt động kinh doanh thông thường thì chúng tôi khuyến cáo cũng như khuyên các bạn nên lựa chọn 3 loại hình doanh nghiệp rất ưu việt và được lựa chọn phổ biến hiện này đó là:

– Công ty TNHH 1 thành viên nếu bạn là 1 cá nhân làm chủ.

– Công ty TNHH 2 thành viên nếu có từ 2 thành viên trở lên và tối đa không quá 50 thành viên. Đặc biệt là bạn muốn cơ cấu ra vào của công ty chặt chẽ và quản lý nó 1 cách đơn giản hơn.

– Còn cái loại hình thứ 3 mà các bạn cũng nên lựa chọn đó là công ty cổ phần nếu bạn có nhu cầu huy động vốn 1 cách rộng rãi và sau này có thể tham gia thị trường chứng khoán. Tuy nhiên vì tính chất huy động 1 cách dễ dàng, tiền vốn ra vào công ty rất là linh hoạt, thuận lợi. Cho nên loại hình này đòi hỏi sự quản lý và yêu cầu đối với pháp luật sẽ phức tạp hơn 2 loại hình công ty TNHH như chúng tôi vừa mới nêu ra ở phần trên.

Lưu ý về người có quyền thành lập doanh nghiệp

Trong quy định của luật doanh nghiệp 2014 thì các bạn có thể mở công ty nếu

• Bạn đã trên 18 tuổi và không thuộc đối tượng hạn chế đăng ký kinh doanh.
• Không phải là sĩ quan, quân nhân, cán bộ hay nhân viên thuộc cơ quan nhà nước.

Về địa điểm thành lập công ty

Lưu ý tiếp theo mà chúng tôi muốn đề cập tới đó là khi các bạn lựa chọn trụ sở của công ty.

Theo điều 3, điều 6 Luật nhà ở năm 2014; Công văn số 2544/BXD-QLN của Bộ xây dựng thì địa điểm công ty không thể là nhà chung cư, tập thể.

Chính vì vậy bạn không nên sử dụng 2 loại địa điểm trên để Đăng ký thành lập công ty vì cơ quan thẩm quyền sẽ không cấp phép.

Cũng liên quan đến địa chỉ công ty đó là hồ sơ giấy tờ. Mặc dù ngay sau khi thành lập công ty, bạn chưa cần cung cấp sổ đỏ, nhà hoặc là các giấy tờ pháp lý liên quan với cơ quan nhà nước.

Thế nhưng trong quá trình hoạt động đặc biệt là trong quá trình liên quan đến mua hóa đơn, phát hành hóa đơn thì các bạn cần phải có hợp đồng thuê nhà hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cũng như các giấy tờ bản sao nhà đất. Do đó, hãy lưu ý chuẩn bị giấy tờ này để lưu trữ trong hồ sơ nội bộ của Doanh Nghiệp.

Lưu ý khi đặt tên cho công ty

Liên quan đến vấn đề lựa chọn tên công ty thì hiện nay, tên công ty khi bạn muốn lựa chọn sẽ không được phép trùng lặp với công ty khác (tính trong phạm vi lãnh thổ quốc gia).

Nhiều trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ thành lập công ty của Luật Hoàng Long cũng mắc phải lỗi chọn tên đã bị trùng lặp. Vậy một trong số những giải pháp chúng tôi tư vấn cho khách hàng đó là: thêm tiền tố hoặc hậu tố cho tên công ty. Lúc này việc đăng ký, chọn lựa được cái tên như ý muốn của bạn sẽ dễ dàng hơn.

Tuy nhiên trong quá trình đăng ký tên công ty thì Luật Hoàng Long có thêm 1 lưu ý rất đặc biệt: Bạn không nên lựa chọn cùng tên công ty của mình giống với các thương hiệu, nhãn hiệu nổi tiếng. Vì chủ sở hữu của các nhãn hiệu nổi tiếng hoặc thương hiệu này rất có thể đã được cấp văn bằng bảo hộ. Họ có quyền yêu cầu cơ quan đăng ký kinh doanh ngừng việc sử dụng tên công ty của bạn nếu vi phạm, đồng nghĩa với việc sẽ phải thay đổi tên khác.

Người đại diện theo pháp luật

Theo quy định của pháp luật doanh nghiệp hiện hành về thành lập công ty thì doanh nghiệp có thể có nhiều người đại diện theo pháp luật (đây là 1 điểm cực kỳ mới của luật doanh nghiệp 2014 có hiệu lực sau năm 2020).

Đối với công ty TNHH 1 thành viên thì bạn có thể lựa chọn các chức danh như sau: chủ tịch công ty , giám đốc công ty hoặc là tổng giám đốc công ty.

Đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên thì các bạn có thể lựa chọn 3 chức danh là chủ tịch hội đồng thành viên, tổng giám đốc, giám đốc công ty.

Đối với công ty cổ phần thì người đại diện cũng có 3 lựa chọn các chức danh đó là chủ tịch hội đồng quản trị , tổng giám đốc, giám đốc công ty.

Vì vậy, đối với các doanh nghiệp đăng ký nhiều người đại diện theo pháp luật với các chức danh khác nhau thì các bạn cần có sự phân bổ quyền hạn nghĩa vụ, trách nhiệm của mỗi người khi nộp hồ sơ đăng ký thành lập công ty.

Đăng ký Ngành nghề kinh doanh

Về lưu ý đăng ký ngành nghề kinh doanh trong hồ sơ thành lập doanh nghiệp, các bạn cần nhớ rằng là:

Bạn được phép kinh doanh tất cả những gì pháp luật không cấm. Nhưng không có nghĩa là không cấm các bạn không cần đăng ký vẫn được kinh doanh. Mà bạn phải kê khai những ngành nghề mình dự kiến sẽ kinh doanh trong tương lai để sau này mới có thể kinh doanh được.

Và 1 điểm ưu việt của luật doanh nghiệp 2014 liên quan đến việc kê khai ngành nghề. Đó là đối với các ngành nghề có chứng chỉ hành nghề các bạn cũng không cần chứng minh về điều kiện trước khi đăng ký. Tức là khi thành lập công ty, các bạn chưa cần chứng chỉ hành nghề mà vẫn có thể đăng ký được ngành nghề (trước đây thì không thể làm được như vậy).

Ví dụ như đối với ngành nghề dược phẩm thì sau khi thành lập công ty các bạn muốn hoạt động được ngành nghề này thì phải xin giấy phép con trong hoạt động mua bán hay kinh doanh dược phẩm hoặc phải có chứng chỉ ngành nghề dược phẩm.

Thế nhưng, hiện nay khi thành lập công ty các bạn chưa cần có điều kiện ấy mà vẫn cứ kê khai được ngành nghề kinh doanh dược phẩm trong hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp của mình.

Lưu ý khi Khắc dấu pháp nhân của doanh nghiệp

Về việc khắc dấu pháp nhân của doanh nghiệp – 1 trong những điểm rất mới trong luật doanh nghiệp 2014 và hiện đang có hiệu lực trong năm 2020, đó là doanh nghiệp có quyền khắc nhiều con dấu pháp nhân với các hình thức giống nhau, đồng nhất.

Doanh nghiệp có quyền khắc nhiều hơn 1 con dấu mà trước đây khi thành lập công ty là vô cùng khó khăn.

Một điểm đặc biệt là trước đây việc khắc dấu là do cơ quan công an khắc và cấp giấy chứng nhận mẫu dấu thì nay doanh nghiệp liên hệ với cơ quan khắc dấu để khắc con dấu. Hoặc là nếu bạn đã sử dụng dịch vụ của Luật Hoàng Long thì chúng tôi sẽ khắc dấu sau đó đăng tải mẫu dấu lên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp là con dấu của công ty bạn đã hợp pháp rồi.

Về kê khai và đăng ký vốn điều lệ

Đối với việc kê khai và đăng ký vốn điều lệ trong thành lập công ty thì theo quy định luật Doanh Nghiệp 2014, doanh nghiệp tự kê khai và tự chịu trách nhiệm về vốn mình đăng ký kể cả các lĩnh vực có yêu cầu về vốn pháp định.

Về góp vốn Khi thành lập doanh nghiệp, bạn cần lưu ý về thời hạn góp vốn không được quá 90 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Các thành viên là cá nhân có thể góp vốn bằng tiền mặt. Còn những tổ chức, công ty góp vốn thì phải thực hiện bằng hình thức chuyển khoản (không dùng tiền mặt).

Việc đăng ký vốn điều lệ bạn cũng cần chú ý:

• Không đăng ký mức vốn Khống (khai xong không góp đủ). Vì nó sẽ tiềm ẩn sự rủi ro về sau này khi mà có sự tranh chấp lẫn nhau trong nội bộ doanh nghiệp.
• Nếu đăng ký 1 mức vốn quá cao mà không cần thiết, sau này bạn muốn giảm vốn thì phải đáp ứng các điều kiện về giảm vốn. Điều hình như: ít nhất phải sau 2 năm kể từ khi doanh nghiệp đăng ký hoạt động, chứng minh đảm bảo các khoản nợ (Dương trên báo cáo tài chính).

Ngoài ra, việc kê khai vốn điều lệ cũng liên quan tới 1 yếu tố nữa đó là thuế môn bài nhưng nó không quá lớn. Nếu mà Doanh Nghiệp của bạn đăng ký vốn điều lệ dưới 10 tỷ thì mức thuế môn bài chung là 2 triệu đồng/năm và trên 10 tỷ thì mức trung bình là 3 triệu đồng/năm.

2. Hồ sơ thành lập công ty

Khi làm thủ tục thành lập công ty, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ thành lập bao gồm:

1. Bản sao chứng thực ( công chứng) CMND/ Căn cước công dân/ Hộ chiếu của cá nhân là chủ sở hữu, thành viên công ty, cổ đông công ty.
2. Giấy đề nghị đăng ký thành lập doanh nghiệp (Theo mẫu Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT)
3. Điều lệ công ty
4. Danh sách thành viên/ Danh sách cổ đông sáng lập (Áp dụng đối với loại hình công ty TNHH 2 thành viên trở lên/ loại hình công ty cổ phần)
5. Bản quyết định thành lập công ty (áp dụng khi Công ty dự định thành lập có chủ sở hữu, thành viên, cổ đông công ty là tổ chức).

Cũng trong vấn đề hồ sơ thành lập công ty, khi chúng tôi thực hiện tư vấn, thấy có nhiều bạn đặt câu hỏi rằng: “Mình có hộ khẩu thường hoặc CMND là người tỉnh lẻ thì có thể thành lập công ty ở các tỉnh thành phố lớn được hay không?”

Thì trả lời là hoàn toàn được, bạn không cần có hộ khẩu thường trú, bạn vẫn có thể thành lập doanh nghiệp của mình tại nơi mà bạn mong muốn.

3. Các bước thành lập công ty

Tiến hành thủ tục thành lập công ty tại Phòng Đăng ký kinh doanh- Sở kế hoạch đầu tư tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp dự định đặt địa chỉ trụ sở công ty. Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ thành lập mới doanh nghiệp, cần thực hiện qua các bước chính như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ điện tử ( online)

Hồ sơ nộp tại Công thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn) thông qua Tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc Chữ ký số cá nhân. Bản nộp là bản Scan hoặc bản chụp với định dạng file PDF hoặc JPG.

Bước 2: Nộp hồ sơ giấy tại bộ phận 01 cửa

Sau 03 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ điện tử, chuyên viên sẽ xem xét xử lý hồ sơ thành lập công ty điện tử và ra một trong hai thông báo sau:

• Thông báo sửa đổi bổ sung thông tin: sửa đổi thông tin theo thông báo của chuyên viên, nộp lại theo bước 1
• Thông báo hợp lệ: Khi nhận được thông báo hợp lệ, quý khách chuẩn bị hồ sơ giấy đã scan nộp điện tử kèm theo giấy biên nhận, thông báo hợp lệ. Nộp hồ sơ giấy tại bộ phận 1 cửa Phòng đăng ký kinh doanh hoặc Phòng chính công.

Bước 3: Nhận kết quả

Sau khi nộp hồ sơ thành lập công ty bản giấy, quý khách nhận lại giấy biên nhận có thông tin là ngày giờ hẹn nhận kết quả. Theo thông tin đó, sắp xếp thời gian để đi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty.

4. Những thủ tục sau khi thành lập công ty

1- Nộp tờ khai, lệ phí môn bài

1.1. Căn cứ pháp lý

– Luật phí lệ phí 2015;

– Nghị định 139/2016/NĐ-CP ngày 4/10/2016 Quy định về lệ phí môn bài;

– Thông tư 302/2016/TT-BTC ngày 15/11/2016 Hướng dẫn về lệ phí môn bài.

1.2. Mức thu

– Thành lập Doanh nghiệp có vốn điều trên 10 tỷ đồng: 3.000.000 đồng/năm;

– Doanh nghiệp có vốn điều lệ từ 10 tỷ đồng trở xuống: 2.000.000 đồng/năm.

1.3. Thời hạn nộp tờ khai và lệ phí môn bài

– Trường hợp thứ nhất: Đã phát sinh hoạt động kinh doanh, chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng bắt đầu sản xuất kinh doanh;

– Trường hợp thứ hai: Trường hợp người nộp lệ phí mới thành lập cơ sở kinh doanh nhưng chưa sản xuất kinh doanh thì phải kê khai trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc ngày cấp giấy đăng ký đầu tư và đăng ký thuế.

Tuy nhiên, thành lập công ty xong thì việc xác định thời hạn bắt đầu kinh doanh không rõ ràng nên cách áp dụng thời hạn kê khai và nộp thuế môn bài của cơ quan quản lý thuế chưa thống nhất do vậy Greenlaw khuyến cáo doanh nghiệp nộp và kê khai thuế môn bài sớm nhất có thể ( trước ngày cuối cùng của tháng được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp).

2- Mở tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp và thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh

2.1. Căn cứ pháp lý

– Luật thuế thu nhập doanh nghiệp sửa đổi năm 2013;

– Thông tư Số: 26/2015/TT-BTC ngày 27 tháng 02 năm 2015 của Bộ Tài Chính;

– Nghị định 78/2015/NĐ-CP Về đăng ký doanh nghiệp.

2.2. Sự cần thiết của việc mở TK ngân hàng

Hiện nay, không có quy định về việc Doanh nghiệp phải mở tài khoản ngân hàng. Tuy nhiên, căn cứ vào các quy định tại Luật thuế thu nhập doanh nghiệp sửa đổi năm 2013, Thông tư Số: 26/2015/TT-BTC ngày 27 tháng 02 năm 2015 của Bộ Tài Chính, khi thành lập công ty, để được coi là chi phí được khấu trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng đầu vào thì những giao dịch trên 20 triệu đồng của công ty phải thực hiện qua chuyển khoản của Ngân hàng. Do đó, việc lập tài khoản là việc cần thiết.

2.3. Thông báo TK ngân hàng tại cơ quan Đăng ký kinh doanh

Việc thông báo được tiến hành theo Điều 53 Nghị định 78/2015/NĐ-CP Về đăng ký doanh nghiệp

3- Treo biển công ty tại trụ sở chính

3.1. Căn cứ pháp lý

– Luật doanh nghiệp 2014;

– Nghị định 103/2009/NĐ-CP Ban hành quy chế hoạt động văn hóa và kinh doanh dịch vụ văn hóa công cộng.

3.2. Nội dung quy định về treo biển công ty

Theo quy định tại khoản 2 Điều 38 Luật Doanh nghiệp 2014: “ Tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Tên doanh nghiệp phải được in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành.”

Như vậy, sau khi hoàn thành các thủ tục liên quan đến thành lập công ty, thì treo biển là việc bắt buộc

3.3. Hình thức, nội dung của biển công ty

– Căn cứ vào Điều 22 Nghị định 103/2009/NĐ-CP Ban hành quy chế hoạt động văn hóa và kinh doanh dịch vụ văn hóa công cộng, Các hình thức biển hiệu gồm có: bảng, biển, hộp đèn, hệ thống đèn neon uốn chữ (neonsight) hoặc các hình thức khác;

– Biển phải được đặt sát cổng, hoặc mặt trước của trụ sở;

– Nội dung biển hiệu được Quy định tại Điều 23 Điều 22 Nghị định 103/2009/NĐ-CP như sau:

a) Tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có);

b) Tên gọi đầy đủ bằng chữ Việt Nam đúng với quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do cơ quan có thẩm quyền cấp;

c) Loại hình doanh nghiệp hoặc hợp tác xã;

d) Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh chính (đối với các cơ sở sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ);

đ) Địa chỉ giao dịch, số điện thoại (nếu có);

e) Trên biển hiệu được thể hiện biểu tượng (logo) đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền, diện tích logo không quá 20% diện tích biển hiệu, không được thể hiện thông tin, hình ảnh quảng cáo cho bất cứ loại hàng hóa, dịch vụ nào.

4- Đăng ký chữ ký số điện tử để thực hiện nộp thuế điện tử

Hiện nay, việc thực hiện kê khai các nội dung liên quan đến thuế, bảo hiểm xã hội và một số yêu cầu của các đơn vị quản lý khác phải thực hiện qua chữ ký số điện tử, do đó việc đăng ký chữ ký số điện tử là cần thiết.

5- Đề nghị phát hành hóa đơn điện tử

Theo nghị định 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/11/2018 thì cơ sở kinh doanh mới thành lập chưa đáp ứng điều kiện về công nghệ thông tin để áp dụng hóa đơn điện tử thì tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in, tự in hoặc mua của cơ quan thuế (hóa đơn giấy) theo quy định, tuy nhiên chỉ được sử dụng đến hết 31/10/2020.

Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã như sau:

– Tờ khai Đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu 01;

– Các cá nhân/tổ chức truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

6- Các nội dung cần chuẩn bị khi cơ quan thuế xuống kiểm tra

Sau khi thành lập công ty, cơ quan thuế sẽ xuống khảo sát, kiểm tra thực tế, bao gồm các mục lục:

– Treo biển tại trụ sở chính;

– Hợp đồng thuê nhà; CMND+ hộ khẩu của chủ nhà

– Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (bản công chứng);

– Đăng ký kinh doanh;

– Khắc dấu – mẫu dấu của doanh nghiệp;

– Bố trí văn phòng làm việc để thể hiện doanh nghiệp có hoạt động;

– Nhân viên/đại diện theo pháp luật để tiếp cơ quan thuế

Trên đây là các phần mà sau khi thực hiện xong thủ tục thành lập doanh nghiệp, quý khách cần phải làm tiếp theo. Để tiết kiệm thời gian cũng như công sức bỏ ra, Phía Greenlaw xin giới thiệu dịch vụ của mình như sau:

5. Dịch vụ tư vấn thành lập công ty tại Luật Hoàng Long

Tại sao nên lựa chọn chúng tôi?

Sau nhiều năm thành lập, hoạt động trong lĩnh vực doanh nghiệp với đội ngũ chuyên viên tư vấn pháp lý giàu nghiệm. Công ty Luật Hoàng Long đã hỗ trợ nhiều doanh nghiệp từ bước đầu thành lập, sau thành lập và trong quá trình vận hành kinh doanh. Chúng tôi luôn cung cấp dịch vụ thành lập doanh nghiệp tốt nhất, phù hợp nhất tới quý khách hàng.

Kết quả nhận được sau khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi gồm:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Thông báo về cơ quan thuế;
• Dấu pháp nhân;
• Dấu chức danh;
• Biển công ty;
• Hồ sơ nội bộ doanh nghiệp.