THAY ĐỔI ĐĂNG KÝ KINH DOANH

Trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, thông tin về tên doanh nghiệp, địa chỉ là phần quan trọng không thể thiếu. Và trong mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, sự mở rộng phạm vi hoạt động, văn phòng đại diện, cá chi nhánh và người đứng đầu chi nhánh luôn là mắc xích quan trọng để vận hành bộ máy doanh nghiệp hoạt động hiệu quả. Tuy nhiên, để làm nổi bật lên những thế mạnh của công ty, sự thay đổi là cần thiết. Những thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh thường gặp nhất là: TÊN công ty, ĐỊA CHỈ công ty, VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN và NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU CHI NHÁNH.

Với những doanh nghiệp đang có nhu cầu thay đổi những nội dung trên mà chưa biết hoặc chưa nắm rõ quy trình thủ tục thực hiện, thì bài viết này sẽ cung cấp những thông tin cơ bản về thủ tục.

1. Trình tự thủ tục thay đổi tên công ty

Doanh nghiệp chuẩn bị bộ hồ sơ thay đổi tên doanh nghiệp bao gồm các loại giấy tờ sau:

– Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo mẫu được quy định trong Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT

– Quyết định của chủ sở hữu đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần về việc thay đổi tên doanh nghiệp.

– Biên bản họp hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên, biên bản họp hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần.

Nơi nộp hồ sơ : Doanh nghiệp gửi hồ sơ đến cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính để thực hiện thủ tục thay đổi tên công ty.

Thời hạn giải quyết : Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ của doanh nghiệp, cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ, cấp giấy Chứng nhận đăng ký kinh doanh mới cho doanh nghiệp và cập nhật thông tin thay đổi lên cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký kinh doanh.

Lưu ý sau khi đổi tên công ty

– Với thủ tục thay đổi tên công ty thì doanh nghiệp sẽ phải đóng lệ phí công bố cho cơ quan đăng ký kinh doanh với mức thu là 100.000 đồng (Theo Thông tư 47/2019//TT-BTC)

– Sau khi thay đổi tên công ty, doanh nghiệp cần phải khắc lại con dấu pháp nhân và thông báo mẫu dấu mới đã thay đổi lên hệ thống Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

– Việc thay đổi tên công ty cũng sẽ dẫn đến việc thay đổi trên hóa đơn đã phát hành, biển công ty, trong hợp đồng với các đối tác, do đó doanh nghiệp cần lưu ý thay đổi biển công ty, thông tin trên hóa đơn chứng từ, thông báo việc thay đổi tên đến với khách hàng, đối tác.

2. Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty

Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ này nằm trong Phụ lục II-1 Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT.

Trường hợp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hợp lệ, đề nghị Quý Phòng đăng công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác và trung thực của nội dung Thông báo này.

Hướng dẫn điền mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty

– Điền đúng tên của công ty thay đổi địa chỉ công ty.

– Tên phòng đăng ký kinh doanh nơi công ty đã đăng ký trụ sở chính trước đó.

– Địa chỉ trụ sở công ty phải có đầy đủ các đơn vị hành chính, bạn cần điền đầy đủ các thông tin: số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường/xóm/ấp/thôn.

– Bạn có thể bỏ trống các mục mà không cần điền như: số điện thoại, Fax, Email, website công ty.

– Nếu doanh nghiệp thay đổi địa chỉ nhận thông báo thuế tương ứng với địa chỉ trụ sở chính thì đánh dấu X vào ô vuông “Đồng thời thay đổi địa chỉ nhận thông báo thuế”.

– Nếu doanh nghiệp nằm trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao thì đánh dấu X vào ô vuông “Doanh nghiệp nằm trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao”.

– Người đại diện pháp luật của công ty phải ký và ghi rõ họ tên của mình.

Một số lưu ý khi thay đổi địa chỉ công ty

– Mẫu thông báo chuyển văn phòng đại diện cần đúng chính tả, trình bày gọn gàng,….

– Thông báo việc chuyển văn phòng đến các đơn vị chuyển phát và giao nhận hàng,….

– Thay đổi địa chỉ văn phòng công ty trên website công ty và các văn bản hành chính khác.

3. Thay đổi văn phòng đại diện

Theo luật doanh nghiệp 2014 thì văn phòng đại diện sẽ như một văn phòng liên lạc chứ không được thực hiện các hình thức kinh doanh, sinh lời. Mặc dù vậy, VPĐD vẫn phải chịu nghĩa vụ với cơ quan thuế đó là thuế thu nhập cá nhân (sinh ra khi trả lương cho nhân viên).

Trong quy định tại điều 48 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, trước khi muốn thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần phải làm các thủ tục liên quan tới thuế với cơ quan thuế trực tiếp quản lý.

Bước 1: Thực hiện thủ tục với cơ quan thuế quản lý Văn phòng đại diện

• Tờ khai Điều chỉnh thông tin đăng ký thuế (Mẫu tờ khai số 08-MST trong Thông tư số 95/2016/TT-BTC).
• Bản sao không yêu cầu chứng thực về Quyết định thành lập / Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động đơn vị trực thuộc / Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh / Giấy phép thành lập hoặc các loại giấy phép tương đương được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền.
• Thời gian trong vòng 10 ngày kể từ ngày kể từ ngày cơ quan thuế nhận được hồ sơ chốt thuế chuyển địa điểm, cơ quan thuế lập Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm theo mẫu 09-MST trong Thông tư số 95/2016/TT-BTC.

Đối với trường hợp chuyển địa điểm khác tỉnh, thành phố. Doanh nghiệp cần thực hiện thêm thủ tục với cơ quan thuế mới về việc thay đổi địa chỉ theo quy định của pháp luật, hồ sơ chuẩn bị gồm:

• Thông báo người nộp thuế chuyển địa điểm (được cấp bởi cơ quan quản lý thuế cũ).
• Bản sao không cần chứng thực của Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động đơn vị trực thuộc / Quyết định thành lập hoặc giấy phép tương đương được cấp bởi cơ quan thẩm quyền.

Bước 2: Chuẩn bị Hồ sơ thông báo đăng ký thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện

Bộ hồ sơ đầy đủ về đăng ký thay đổi cho khách hàng bao gồm:

1. Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động.
2. Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động VPĐD (bản chính).
3. Biên bản họp của HĐTV (Cty TNHH 2 thành viên trở lên)/ HĐQT (Cty Cổ Phần) về thay đổi nội dung hoạt động VPĐD.
4. Quyết định thay đổi đăng ký địa chỉ văn phòng đại diện của HĐTV/HĐQT.
5. Bản kê khai thông tin người nộp hồ sơ.

Bước 3: Nộp hồ sơ cho phòng đăng ký kinh doanh

Nộp trực tiếp

Sau khi đã nhận được kết quả chốt thuế chuyển địa chỉ văn phòng đại diện của cơ quan thuế cũ, doanh nghiệp tiến hành gửi Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh đến Phòng đăng ký kinh doanh.

Trường hợp chuyển địa chỉ văn phòng đại diện trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi văn phòng đại diện đã đăng ký: Doanh nghiệp gửi Thông báo đến phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện.

Trường hợp chuyển địa chỉ văn phòng đại diện sang tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác nơi văn phòng đại diện đã đăng ký: Doanh nghiệp gửi Thông báo đến phòng đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện dự định chuyển đến.

Theo thông tư số 176/2012/TT-BTC quy định, lệ phí nộp tại thời điểm đăng ký sẽ là 100.000 đồng.

Nộp trực tuyến (online)

Doanh nghiệp thực hiện nộp hồ sơ qua trang mạng điện tử https://dangkykinhdoanh.gov.vn . Các bước sẽ thực hiện theo hướng dẫn trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 4: Nhận Kết Quả

Trong thời hạn 03 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện kiểm tra hồ sơ => Thay đổi thông tin đăng ký VPĐD trong CSDL quốc gia => cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động VPĐD.

Bước 5: Thay đổi mẫu dấu văn phòng đại diện

Nếu DN thay đổi địa chỉ đăng ký khác tỉnh khác thành phố thì cần thay đổi (khắc mới lại) con dấu văn phòng đại diện và ra thông báo cho cơ quan ĐKKD nơi đặt trụ sở mới về việc thay đổi mẫu con dấu.

4. Hồ sơ thay đổi người đứng đầu chi nhánh

Để thay đổi người đứng đầu chi nhánh doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ các giấy tờ trên:

– Thông báo về việc thay đổi người đứng đầu chi nhánh (tại thông tư 02/2019/TT-BKHĐT).

– Văn bản quyết định và biên bản họp về nội dung thay đổi người đại đứng đầu chi nhánh của Chủ sở hữu công ty; Hội đồng thành viên; Chủ tịch công ty; Hội đồng quản trị.

– Bản sao hợp lệ các giấy tờ sau:

• Chứng minh thư nhân dân, thẻ căn cước công dân, hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu chi nhánh mới.
• Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy phép đầu tư.

– Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục thay đổi người đứng đầu chi nhánh.

Trình tự, thủ tục thay đổi người đứng đầu chi nhánh.

Các bước tiến hành thủ tục thay đổi người đứng đầu chi nhánh doanh nghiệp như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Để quá trình xử lý thay đổi người đứng đầu chi nhánh doanh nghiệp diễn ra thuận lợi và nhanh chóng. Bạn nên chuẩn bị hồ sơ đầy đủ các giấy tờ mà chúng tôi đã nêu ở trên.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Có 2 cách nộp hồ sơ thay đổi người đứng đầu chi nhánh như sau:

Cách 1: Nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh tỉnh Thành phố nơi Chi nhánh công ty đặt trụ sở.

Cách 2: Nộp hồ sơ online qua trang website Cổng thông tin quốc gia về Đăng ký doanh nghiệp theo đường dẫn sau: https://dangkykinhdoanh.gov.vn

Bước 3: Nhận kết quả

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, Kể từ ngày nhận được hồ sơ họp lệ, phòng đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện thay đổi thông tin đăng ký của chi nhánh trong cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và cấp giấy Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh.

Một số lưu ý về người đứng đầu chi nhánh

Người đứng đầu chi nhánh không nằm trong các trường hợp sau.

– Là cán bộ, công chức theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức.

– Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam.

– Sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam.

– Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong các doanh nghiệp 100% vốn sở hữu nhà nước, trừ những người được cử làm đại diện theo uỷ quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp khác.

– Người chưa đủ thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc bị mất năng lực hành vi dân sự.

– Người đang chấp hành hình phạt tù hoặc đang bị Tòa án cấm hành nghề kinh doanh.

– Những trường hợp khác theo quy định của pháp luật về phá sản.